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COMMENT BIEN PRÉPARER UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ?
1. La convocation
Que ce soit pour une assemblée générale ordinaire ou pour une assemblée générale extraordinaire ou encore de dissolution, la convocation est la 1ère étape de votre organisation !
Conseil
Vérifiez dans vos statuts, par exemple, qui en a l’initiative (le président ? ⅓ des membres ? etc.) et qui procède à la convocation (personne désignée dans les statuts : président ? secrétaire ? bureau ? CA ?), etc.
2. La procuration pour le vote
Tous les participants ne peuvent pas se déplacer ? Proposez-leur de donner procuration à un tiers, en général une personne obligatoirement déjà membre de l’association. Il est également possible d’envisager un vote par correspondance, voire, de plus en plus souvent, par courrier électronique.
Conseil
Consultez vos statuts pour les modalités de vote et de mandats autorisés par personne, etc.
3. La tenue de l’assemblée
Pour accueillir vos participants, commencez par un (bref) discours en guise de préambule et pensez à faire signer la feuille de présence ; cela permettra de se rendre compte si le quorum est ou non atteint. Une personne – le secrétaire du bureau de l’assemblée, par exemple – pourra opportunément être désignée pour vérifier que la feuille de présence ne comporte pas d’anomalie (oubli d’une signature d’une personne présente ou mention de plus de signatures que de présents, par exemple).
Lors des assemblées générales annuelles, l’usage est d’entendre un « rapport dit moral » sur l’activité de l’association et un « rapport financier » sur les comptes de l’exercice clos et le projet de budget du prochain exercice. Ces deux rapports peuvent être fusionnés en un seul, qui constitue alors un « rapport d’activité ».
Conseil
Consultez vos statuts pour les modalités de vote, le quorum, etc.
4. Le procès-verbal
Votre assemblée est maintenant terminée ? L’heure est venue de réaliser son compte-rendu, sous forme d’un procès-verbal, et de l’envoyer à tous les participants. Ce procès-verbal sera en principe rédigé par le secrétaire du bureau de l’assemblée et signé et paraphé par lui ainsi que par le président de séance.
Il sera soumis à l’approbation de la prochaine assemblée générale.
Conseil sur les contenus à inscrire dans les procès-verbaux
5. La communication et la publicité
Sauf si les statuts l’imposent, le procès-verbal de l’assemblée générale n’a pas à être communiqué par écrit aux adhérents de l’association. Il est néanmoins consultable sur place et sur simple demande par tout adhérent. Il peut également être accessible, le cas échéant, sur le site internet (ou sur l’intranet) de l’association.
Une publicité à la préfecture est requise pour :
les modifications des statuts ;
les changements de nom et de siège ;
et les changements dans les organes d’administration et de direction.
Enfin, vous devez communiquer à votre banquier la liste des personnes habilitées à gérer les comptes de l’association.
Extrait de la base de connaissances de
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En principe, c'est à chaque association de définir dans ses statuts les conditions dans lesquelles l'ordre du jour (le programme) des réunions de l'assemblée générale doit être établi. Ainsi, il est recommandé d'y prévoir ou d'indiquer dans le règlement intérieur des dispositions concernant les points suivants :
Personnes ou instance ayant autorité pour déterminer l'ordre du jour
Délai minimum à respecter entre l'envoi des convocations à l'assemblée générale, mentionnant l'ordre du jour et la date de la réunion
Conditions dans lesquelles des membres peuvent demander l'inscription d'une question à l'ordre du jour
Il est également recommandé de prévoir dans les statuts ou dans le règlement intérieur les sujets devant être inscrits périodiquement à l'ordre du jour de l'assemblée générale. Par exemple :
Approbation des comptes et du rapport d'activités
Vote du budget
Désignation des dirigeants
Cependant, certaines règles en la matière ont été établies par les tribunaux. Elles concernent les éléments suivants :
Le libellé des questions inscrites à l'ordre du jour doit être précis pour permettre aux membres de préparer les débats.
Le libellé des points inscrits à l'ordre du jour ne peut pas être à la fois positif et négatif. Par exemple, maintien ou non de monsieur/madame X en tant que directeur, car le vote pourrait être interprété positivement ou négativement et serait en conséquence inapplicable.
L'ordre du jour peut comporter une rubrique "questions diverses", mais elle ne doit porter que sur des points mineurs n'ayant pas d'incidence sur le fonctionnement et l'activité de l'association
L'assemblée générale doit délibérer uniquement sur les points inscrits à l'ordre du jour et qui figurent dans la convocation de la réunion
L'assemblée générale doit délibérer sur tous les points inscrits à l'ordre du jour. Le président de séance ne peut pas décider d'écarter des débats une question prévue. Il peut lever la séance que lorsque l'ordre du jour a été épuisé.
La loi oblige également les associations à tenir une assemblée générale. Il en est ainsi, dans les cas suivants :
Lorsque l'association reçoit au moins 153000 € de subventions ou de dons, l'association doit alors soumettre ses comptes à l'approbation de l'assemblée générale.
Lorsque la dissolution d'une association est volontaire, elle doit être votée en assemblée générale.
Voir "Service-Public.fr" https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F21573
